Netwerkdocumentatie voor het MKB

Goede netwerkdocumentatie bestaat uit een schema van je netwerk, een overzicht van adressen en apparatuur, en de afspraken over wie waar bij mag. Met die basis kan een andere beheerder jouw netwerk binnen een uur begrijpen. Zonder die basis loop je bij elke storing tegen gokwerk aan.

Waarom documentatie vaak ontbreekt

Netwerken in het MKB groeien organisch. Een extra switch hier, een nieuw access point daar, een tijdelijke regel in de firewall die nooit meer weggaat. Niemand legt het vast, want het werkt immers.

Het probleem komt later. De beheerder is op vakantie, vertrekt of wordt ziek. Of de leverancier vraagt iets wat niemand meer weet. Bij een bedrijf in Emmen met twee vestigingen betekent dat al snel een dag zoeken voordat iemand kan beginnen met repareren.

Wat leg je minimaal vast?

Je hoeft geen dik handboek te maken. Een korte, actuele set documenten is meer waard dan een uitgebreid rapport dat niemand bijhoudt.

Een netwerkschema

Teken op één pagina hoe je netwerk in elkaar zit. Laat zien hoe de internetverbinding binnenkomt, waar de firewall staat en hoe de switches en access points daaraan hangen. Voeg de vestigingen toe en de VPN-verbindingen tussen die locaties.

Een IP-plan en VLAN-overzicht

Leg per netwerk vast welk adresbereik erbij hoort en waarvoor het dient. Heb je je netwerk gescheiden, dan hoort daar ook bij welk VLAN voor wat bedoeld is. Hoe je die scheiding aanpakt, lees je in VLAN’s voor het MKB: zo scheid je je netwerken.

Noteer ook welke adressen vast zijn toegewezen, bijvoorbeeld aan printers, camera’s en servers. Dan loop je niet tegen dubbele adressen aan.

Een apparatenlijst

Maak een lijst van alle netwerkapparatuur. Zet erbij:

het merk en type
de locatie, zoals de serverkast of de verdieping
de softwareversie
het moment waarop de ondersteuning van de fabrikant stopt
wie de leverancier of contactpersoon is

Zo zie je meteen wat aan vervanging toe is, voordat een defect je daartoe dwingt.

Afspraken over toegang

Leg vast wie beheerrechten heeft op firewall, switches en wifi, en hoe dat is geregeld. Bewaar wachtwoorden niet in een Excel-bestand of op een geeltje in de serverkast. Gebruik een wachtwoordkluis en zorg dat meer dan één persoon in noodgevallen bij de gegevens kan.

Contracten en storingsroutes

Noteer welke provider welke verbinding levert, onder welk contractnummer en met welk storingsnummer. Dat lijkt klein, maar tijdens een storing bij een magazijn in Klazienaveen is dat het eerste wat je nodig hebt.

Hoe houd je het actueel?

Documentatie veroudert snel als niemand er verantwoordelijk voor is. Daarom werkt dit in de praktijk het best:

Wijs één persoon aan die het beheert, ook als het onderhoud extern gebeurt.
Werk de documenten bij zodra er iets verandert, dus als onderdeel van elke wijziging.
Bewaar alles op een plek die ook bereikbaar is als het netwerk uitvalt.
Controleer één keer per jaar of schema en werkelijkheid nog overeenkomen.

Wanneer helpt een externe blik?

Vaak is de bestaande situatie al jaren gegroeid en kent niemand meer alle hoeken. Een buitenstaander brengt het netwerk dan in kaart door te meten en na te lopen wat er echt hangt. Dat levert vaak ook verrassingen op, zoals vergeten regels in de firewall of apparatuur die niemand meer gebruikt.

Dat is ook een goed moment om je ontwerp tegen het licht te houden. Twijfel je aan een voorstel van een leverancier, lees dan Second opinion op een IT-offerte: waar let je op?. Documentatie is een vast onderdeel van het traject bij IT-consultancy en netwerkontwerp.

Laat je netwerk in kaart brengen

Heb je een netwerk in Emmen, Coevorden of de rest van Zuidoost-Drenthe waar niemand het volledige overzicht van heeft? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We lopen samen na wat er ligt en leggen het zo vast dat jij en je opvolger er mee verder kunnen.

Afbeelding: Network cables in server room.jpg door ProjectManhattan, CC BY-SA 3.0.